Che cos’è un software di gestione aziendale ERP (Enterprise Resouce Planning)?
I sistemi ERP rendono possibile un controllo efficace dei costi ed un incremento dei ricavi, automatizzano i processi aziendali e rendono disponibili i dati per pianificare le strategie. Si tratta dunque di una soluzione adatta sia alle grandi aziende sia alle piccole e medie aziende (PMI).
Come si valuta un software ERP? Per una valutazione corretta del programma ERP più adatto alla propria azienda è necessario compiere un’analisi preliminare dettagliata del business e dei bisogni che il nuovo software dovrà soddisfare. Successivamente si cercherà di individuare il prodotto più coerente con i vostri processi aziendali, valutando se affidarsi ad una soluzione verticale (disegnata per le esigenze individuali dell’azienda) od orizzontale (modelli di software pre configurati e sviluppati su numerose tipologie di aziende ). La prima ha il vantaggio di essere realizzata "su misura" o quasi, ma, dall’altro lato, si tratta spesso di prodotti realizzati per una limitata platea di utenti e che legano indissolubilmente il cliente alle politiche commerciali del fornitore. La seconda ha il vantaggio di essere distribuita su una vasta platea di clienti e gestita da numerose software house e system integrator.
Il consiglio, della maggioranza degli esperti del settore, è quello di attenersi il più possibile alla versione standard dell'applicativo che si intende acquistare
Il primo passo è verificare la rispondenza del software a numerosi parametri di seguito sintetizzati.
Affidabile: il prodotto deve essere presente sul mercato da anni, solo questo garantisce la maturità e la stabilità del software
Diffuso: per poter garantire gli aggiornamenti e l'evoluzione, il prodotto deve essere diffuso su una vasta platea di aziende clienti (almeno alcune migliaia) ed assistito da un' ampia rete di software house e system integrator che garantiscano, alla azienda cliente, di poter cambiare, con faciltà, il fornitore
Aderente agli standard industriali di sviluppo software; il programma deve essere realizzato con moderne tecnologie di sviluppo, deve basarsi su un database relazionale e deve essere stato realizzato a fronte di una approfondita analisi dei processi aziendali che deve automatizzare
Flessibile ed espandibile: è importante che la soluzione sia adattabile rispetto alle esigenze che in futuro si potranno presentare all’azienda (es. differente dimensione e presentazione dei dati, crescita del volume degli affari, nuovi business etc.). Pertanto, si invita a non scegliere il prodotto valutando solo l’esigenza momentanea, ma a pianificare un investimento a lungo termine scegliendo un software altamente personalizzabile ed espandibile; non bisogna dimenticare che i requisiti delle aziende cambiano continuamente, e perciò avete bisogno di una soluzione flessibile
Integrazione tra i moduli: il passaggio dei dati fra le applicazioni che gestiscono i diversi reparti dell’azienda deve essere immediato, grazie alla presenza di un database relazionale centralizzato e dell’univocità dell’informazione.
Compatibile con l’hardware ed il software già presente in azienda
Documentato: il programma deve essere ben documentato con manuali on line e schede operative che forniscano una utile guida agli operatori
Prestazioni: il software deve essere disegnato per garantire alte prestazioni anche i presenza di una considerevole crescita di dati elaborati, flussi di lavoro ed operatori
Integrabile: l’applicazione deve essere facilmente integrabile con i sistemi di terzi
Interfaccia: le videate devono essere semplici e chiare; l’utilizzatore deve essere il più possibile guidato nella operatività quotidiana e deve essere effettuato il controllo di coerenza di ogni dato inserito
La scelta della Software House o System Integrator, ovvero della società che fornirà il software e si occuperà della sua istallazione, configurazione e sviluppo di personalizzazioni, è centrale ai fini del successo dell’investimento, e per tale motivo deve essere compiuta dopo attente valutazioni. Innanzitutto, è necessario fare chiarezza sui servizi che si ha la necessità di acquistare: consulenza nella scelta del pacchetto, vendita delle licenze, istallazione del software, configurazione e personalizzazione del prodotto, formazione del personale, supporto tecnico etc. In linea generale, i parametri di cui tenere conto per la valutazione sono:
Referenze: scegliete un fornitore ben referenziato; soltanto chi lo conosce da tempo, vi può dare la migliore garanzia sulla qualità e tempestività del servizio e della consulenza forniti
Esperienza e competenza: è richiesta una esperienza di molti anni nella gestione di installazioni di software ERP ed una conoscenza approfondita e specifica delle regole del business e delle normative.
Trasparenza: il fornitore deve essere chiaro ed esaustivo riguardo ai servizi da lui offerti e al loro costo reale. Il preventivo deve essere comprensivo dei costi delle licenze, di personalizzazione e dell’eventuale migrazione dei dati dal vecchio al nuovo sistema. Devono inoltre essere posti in luce anche eventuali costi nascosti (es. acquisto di un nuovo hardware o software di sistema se quello in uso non supporta l’ERP che si desidera acquistare).
Capacità di gestire la crescita: l’offerente deve garantire un supporto a lungo termine ed essere in grado di seguire l’azienda attraverso gli anni.
Capacità di offrire supporto tecnico: il fornitore deve garantire, con specifici contratti, le tempistiche di intervento e deve essere in grado di erogare tutti i servizi richiesti dal cliente.
(Marina Giani marketing Teknus)
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